ETS: quando è possibile lo svolgimento online delle assemblee

Una delle novità inserite nel testo del disegno di legge “Disposizioni in materia di politiche sociali e di enti del Terzo settore” riguarda le modalità di svolgimento online delle assemblee delle associazioni del terzo settore. In base al comma 4 dell'art. 24, CTS ante modifica, l'atto costitutivo o lo statuto potevano prevedere l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l'espressione del voto per corrispondenza o per via elettronica, purché fosse possibile verificare l'identità dell'associato che partecipa o vota. Con la modifica apportata ora viene disposta una maggiore semplificazione: salvo che l’atto costitutivo o lo statuto non lo vietino espressamente, gli associati possono intervenire all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ed esprimere il voto per via elettronica, purché sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipa e vota e nel rispetto dei princìpi di buona fede e di parità di trattamento. Viene precisato inoltre che l’atto costitutivo o lo statuto possono prevedere, alle medesime condizioni, l’espressione del voto per corrispondenza. Quando è possibile lo svolgimento online delle assemblee In seguito alle modifiche apportate dal disegno di legge (che diventeranno operative in seguito alla pubblicazione del provvedimento in Gazzetta Ufficiale), il ricorso all’assemblea online da parte delle associazioni del terzo settore è possibile salvo che l’atto costitutivo (o lo statuto) non lo vieti espressamente. La modalità di convocazione della riunione dovrà essere diretta individualmente ai soci preferibilmente attraverso la trasmissione della mail di convocazione, la trasmissione postale della convocazione per lettera raccomandata oppure ove possibile a mezzo pec. Nel verbale dell’organo amministrativo (consiglio direttivo, consiglio di amministrazione, giunta per citare le locuzioni normalmente adottate), organo normalmente deputato alla convocazione dell’assemblea, sarà inoltre necessario verificare i soci che devono essere convocati in assemblea. Lo statuto potrebbe contemplare tra le cause di esclusione o decadenza del socio la morosità dello stesso per omesso versamento del contributo associativo annuale: in tal caso è necessario verificare la procedura statutariamente indicata, fatta salva l’opportunità in ogni caso di anticipare il provvedimento di esclusione con solleciti, anche collettivi, al versamento del dovuto. Come convocare l’assemblea e come partecipazione Nel testo della convocazione dell’assemblea occorre specificare oltre alla data, l’ora e all’ordine del giorno, il luogo di convocazione fisico e le modalità di partecipazione. Si ritiene che il luogo fisico sia quello dove si trova il segretario estensore che non deve rappresentare necessariamente il luogo in cui si trova anche il presidente dell’assemblea o dell’associazione qualora coincidano (Consiglio notarile di Milano - massima n. 187 dell'11/3/2020). Se l’assemblea viene svolta a distanza si potrebbe cumulare anche più di una modalità di partecipazione prevista dalla norma: voto per corrispondenza, partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione che consentono un collegamento audio-video (videoconferenza), piattaforme audio-video passive purché accompagnate dalla possibilità di intervenire a distanza tramite ad esempio mail o telefono e di votare in via telematica, conference call (collegamento audio continuo con la partecipazione ed il voto telefonico in caso di soci in numero ridotto). In ogni caso è fondamentale la possibilità di identificare il socio che partecipa all’assemblea e che sia assicurato il suo diritto di voto. Come avviene il voto per corrispondenza Avviene mediante l'invio di una scheda di voto predisposta in modo da garantire la riservatezza del voto fino allo scrutinio e contenente l'indicazione dell’associazione che l’ha predisposta, gli estremi della riunione assembleare, la generalità del titolare del diritto di voto e delle proposte di deliberazione, l'espressione del voto, la data e la sottoscrizione. Il voto sarà espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione. La scheda su cui è espresso il voto per corrispondenza dovrà pervenire all’associazione entro il giorno precedente l'assemblea. Cosa fare nel caso di problemi di collegamento telematico Nel caso d’impossibilità di collegamento audio-video fin dall’inizio della riunione assembleare e emerga l’impossibilità di risolvere il malfunzionamento tecnico in tempi congrui, l’assemblea non può costituirsi ed è opportuno procedere alla sua riconvocazione per deliberare validamente sui punti all’ordine del giorno, a meno che non si tratti di assemblea di prima convocazione e nell’avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione. In tal caso non sarà necessaria la riconvocazione e l’assemblea potrà avere luogo nella data di seconda convocazione. Nel caso in cui collegamento venga meno nel corso dei lavori assembleari, il presidente può sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all’interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l’interruzione. Nel caso in cui, invece, l’interruzione causata da malfunzionamento dei mezzi di telecomunicazione si protragga e non sia possibile rimediare in tempi congrui al difetto di collegamento sarà possibile sciogliere l’assemblea per impossibilità di funzionamento, con la conseguente necessità di riconvocazione, facendo eventualmente salva la parte di lavoro svolta e le delibere già approvate oppure rinviare l’assemblea ad altra data per la sua prosecuzione. Come verbalizzare la delibera assembleare Nel verbale di assemblea va sempre indicato alternativamente nome e cognome dei soci presenti oppure il numero dei soci presenti quando sia possibile far firmare il verbale ai soci, anche come allegato registro presenze. Nelle assemblee telematiche è possibile avvalersi degli strumenti di tracciamento della presenza offerti dalla piattaforma telematica o, nel caso in cui si disponga del consenso al trattamento dell’immagine da parte dei soci, è possibile effettuare lo screenshot dei presenti (da allegare al verbale come registro presenze) qualora sia possibile condividere tutti i relativi schermi.

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