Dipendente in trasferta: spese deducibili anche senza codice fiscale o partita Iva

La deducibilità dal reddito d’impresa delle spese sostenute dal dipendente in trasferta è possibile anche se il documento emesso dal registratore telematico non riporta né il codice fiscale del dipendente né la partita Iva del datore di lavoro. A questa conclusione, confortata anche ufficiosamente dalle Entrate, si arriva leggendo in modo coordinato le disposizioni normative e regolamentari e la prassi amministrativa. La norma generale prevede la deducibilità delle spese quando sono certe, documentate e rispettose delle regole di competenza. Inoltre, l’articolo 5 del Dm 7 dicembre 2016 prevede l’efficacia fiscale del documento commerciale per la deduzione delle spese ai fini delle imposte sui redditi. Lo stesso decreto, all’articolo 3, prevede che per la deducibilità della spesa il documento commerciale contiene anche il codice fiscale o la partita Iva del soggetto che vuole dedurre la spesa. Analoga previsione, esisteva, però, anche nel precedente Dpr 696/1996 che all’articolo 3 prevedeva la possibilità di utilizzare in deduzione lo scontrino fiscale, a condizione che contenesse l’indicazione del codice fiscale dell’acquirente o committente, ovvero la ricevuta fiscale integrata a cura del soggetto emittente con i dati identificativi del cliente. Le Entrate con diversi chiarimenti (risposta 4 ottobre 2018, n. 22, circolari 188/1998, paragrafo 5, risposta 1, e 326/1997, risposta 2.4.1) sono intervenute nuovamente sul tema chiarendo che tali disposizioni nulla hanno cambiato rispetto alla problematica dei dipendenti in trasferta. In particolare, le interpretazioni fornite in passato per scontrini e ricevute (e per le fatture) sottolineavano che tali documenti anche se non intestati né al dipendente, né al datore di lavoro, potevano essere utilizzati per la deduzione della spesa a condizione che si prendessero specifiche cautele, quale il riporto nella nota spese del dipendente e nell’annotazione nella contabilità dell’azienda. Questo perché, anche in ragione della contrapposizione d’interesse tra dipendente e datore di lavoro, il costo sostenuto dal datore di lavoro, in quanto relativo al dipendente è direttamente riferibile all’attività imprenditoriale dell’impresa e in quanto tale deducibile dal reddito d’impresa. Questa posizione ci sembra condivisibile anche adesso. Pertanto, il lavoratore dipendente potrà documentare la spesa con un documento anonimo (documento commerciale senza codice fiscale del dipendente o partita Iva dell’impresa) senza per questo vedersi l’impresa negata la deducibilità della stessa dal proprio reddito. L’unico consiglio utile è, come previsto dalle specifiche tecniche, nel caso in cui il documento commerciale è utilizzato dal destinatario a fini e con efficacia anche in parte fiscale, il RT deve memorizzare e trasmettere telematicamente alle Entrate le informazioni riportate nel tracciato di cui all’«Allegato – Tipi dati documento commerciale valido ai fini fiscali». Ulteriore valutazione che l’impresa deve fare è se imporre il recupero per la spesa della fattura elettronica, in questo caso il documento commerciale può essere integrato con il numero di partita Iva e può essere utilizzato per emettere una fattura differita.

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