Assemblee societarie a distanza fino al 31 luglio 2023

Anche se per l’OMS l’emergenza COVID è finita, gli effetti della pandemia sono ancora tangibili. A questi, nel 2022, si sono aggiunte le conseguenze della guerra in Ucraina: somma di eventi catastrofici che tengono lontano la nostra società da un ritorno a una parvenza di normalità. Contesto difficile e tangibile che ha portato il legislatore a prorogare la disciplina di emergenza, che regolamenta le riunioni di assemblea di società di capitali e cooperative. Con il decreto Milleproroghe, convertito in legge n. 14/2023, la procedura potrà applicarsi alle assemblee che si svolgeranno sino al 31 luglio 2023. “Svolgere”, appunto, perché per le assemblee convocate entro quella data, ma tenute successivamente, la disciplina di emergenza non sarà applicata. Cosa prevede la norma Secondo i termini temporali stabiliti, dunque, le assemblee per la chiusura degli esercizi del 2022 possono continuare a tenersi per via telematica, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie. Vale dunque quanto contenuto nell’art. 106, D.L. n. 18/2020 che prevede che le società possono organizzare le riunioni per via telematica tramite mezzi che garantiscano l’identificazione dei partecipanti a loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente, il segretario o il notaio. Inoltre, se l’assemblea è in ambiente virtuale per tutti, il verbale può essere redatto successivamente, con la sottoscrizione del presidente e del segretario oppure del notaio. Come viene regolamentata la presenza fisica dei soci La norma, inoltre, permette alle società di obbligare i soci alla partecipazione da remoto, indicando la questione nell’avviso di convocazione, anche se nello statuto sono previste disposizioni opposte. In più, chi non può essere fisicamente presente nel luogo preposto all’adunanza, è tenuto a collegarsi in modalità audio/video. E in caso l’assemblea si tenga completamente in ambiente virtuale, al segretario è richiesto solo di certificare la circostanza dello svolgimento della stessa on-line. Come si vota Veniamo ora alle modalità di votazione, stabilite dall’art. 106, c. 2, D.L. n. 18/2020. Anche in questo caso, la deroga alle norme emergenziali permette alle società di agire indipendentemente da quanto previsto dallo statuto e consentire il voto per “via elettronica” o "per corrispondenza”, sempre però specificando la modalità nell’avviso di convocazione. Nello specifico, l’organo amministrativo è tenuto a predisporre una proposta di delibera per ogni argomento dell’ordine del giorno sottoposto a voto per i partecipanti da remoto all’assemblea. Un voto per ogni punto è il rigido schema da seguire per rendere manifesta la volontà di ogni socio. Per effetto della proroga disposta dal D.L. n. 198/2022, nelle assemblee che si terranno entro il 31 luglio 2023, le società a responsabilità limitata potranno inoltre consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’ art. 2479, c. 4, c.c. ed alle diverse disposizioni statutarie, che l'espressione del voto avvenga in ogni caso mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto. Alla consultazione scritta si può ricorrere anche nelle ipotesi per le quali era in precedenza esclusa la possibilità di ricorrere a tale procedimento decisionale, vale a dire anche nel caso di deliberazione comportante “una sostanziale modificazione dell’oggetto sociale determinato nell’atto costitutivo o una rilevante modificazione dei diritti dei soci”, nel caso di deliberazione recante un provvedimento da adottare per il caso di perdite rilevanti e quando vi sia una richiesta di adunanza collegiale da parte di “uno o più amministratori o un numero di soci che rappresentano almeno un terzo del capitale sociale”. Rimane fermo però che nel caso di deliberazione comportante modificazioni dell’atto costitutivo, ai sensi dell’art. 2480 c.c., in combinazione con la norma di cui all’art. 2436 c.c., il consenso espresso per iscritto e la consultazione scritta dovranno essere formalizzati in un atto pubblico, al fine di poter modificare lo statuto della s.r.l. e di poter pubblicare la delibera nel Registro delle imprese. Quali sono i termini della proroga Questo quadro normativo è applicabile solo ai bilanci relativi all’esercizio del 2022: la proroga non è prevista per i bilanci 2020 come disposto dall’art. 106, c. 1, D.L. n. 18/2020. La proroga delle disposizioni di emergenza del D.L n. 198/2022 vanno intese, però, come una soluzione “tampone”, in attesa che la materia riceva una riforma organica, atta a stabilire una procedura chiara e univoca delle assemblee a distanza, in modo da garantire ai partecipanti diritti di intervento e voto tramite l’uso delle nuove tecnologie così come avviene già in altri paesi europei anche per assemblee svolte soltanto in virtuale.

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