Aziende: come funziona il cassetto previdenziale INPS

Il cassetto previdenziale aziende è lo strumento che consente di dialogare con l’INPS e di verificare lo stato dei rapporti previdenziali che l’Istituto di previdenza intrattiene con i diversi interlocutori (aziende private e pubbliche, artigiani e commercianti, iscritti alla Gestione separata, liberi professionisti, ecc.). Il professionista, oltre che ricorrere al cassetto per le comunicazioni bidirezionali con l’INPS per le aziende che assiste, può anche usarlo per un veloce quadro d’insieme della situazione aziendale, utilizzando l’opzione “Evidenze 2.0”, nella quale sono raggruppate le anomalie incontrate dall’INPS nella gestione del rapporto con l’azienda. La sezione è destinata a diventare il canale privilegiato di accesso alle informazioni che sono distribuite nelle varie sezioni del cassetto ed è in fase di continuo aggiornamento e implementazione di nuove funzionalità. Attualmente, consente a intermediari e datori di lavoro di individuare autonomamente le anomalie nelle posizioni contributive (matricole aziendali) che possono avere rilevanza sul rilascio del DURC e di intervenire tempestivamente. Sintesi delle evidenze presenti Le “Evidenze” sono filtrabili e ordinabili opzionalmente per soggetto e per tipologia, ad esempio, per Note di rettifica (emesse e inviate), F24 Pagamento, DM10 non abbinati, Emens e Uniemens errati e DMVIG da confermare, DM Anomali, Provvisori e Non generabili, Denunce DM10 errate, respinte, danneggiate, Consultazione ricorsi amministrativi non definiti, Compensazioni F24 non definite, ecc. Le evidenze sono segnalate nel cassetto a scopo informativo, su esse non si può intervenire direttamente dal cassetto, ma occorre attivare le procedure che hanno conferito le informazioni al cassetto. Inserimento della PEC Una volta identificata l’azienda, nel cassetto previdenziale appare la voce “Contatti”, nella quale il datore di lavoro deve inserire i suoi dati di contatto, in particolare il suo indirizzo mail e la sua PEC. Si raccomanda di non inserire in questo campo la PEC del professionista che assiste, in quanto le comunicazioni sono comunque già inviate anche a lui utilizzando la PEC comunicata nella delega ad assistere. Inserendo nella sezione “Contatti” la PEC del consulente, le comunicazioni dell’INPS saranno inviate solo a lui, restando, in tal modo, l’azienda all’oscuro delle richieste da parte dell’Istituto. Invio di una comunicazione all’INPS L’invio di una richiesta avviene attivando l’opzione “Nuova richiesta”, specificando l’oggetto e inserendo nelle note un testo libero; è possibile anche aggiungere degli allegati. Anche se sarebbe possibile avvalersi della PEC per inviare comunicazioni o richieste di chiarimenti all’INPS, è consigliabile utilizzare sempre il cassetto bidirezionale, in quanto la PEC rappresenta una comunicazione di carattere generale inviata all’INPS e finisce in un database di PEC inviate dai soggetti più disparati. Non è certo, quindi, che chi leggerà la PEC sia un funzionario competente per la materia, cosa che, invece, è assolutamente certa per le comunicazioni inviate mediante il cassetto. Inoltre, tutte le comunicazioni inviate o ricevute mediante cassetto sono catalogate per argomento e sempre disponibili. La richiesta dell’azienda inviata mediante cassetto viene canalizzata all’interno degli uffici dell’INPS in base all’oggetto; è di estrema importanza, quindi, selezionare l’oggetto corretto, in quanto ciò garantisce la tempestiva lavorazione da parte di un funzionario competente per l’oggetto indicato, evitando lungaggini dovute al trasferimento della comunicazione all’ufficio competente. Evitare quindi di selezionare “Oggetto non specificato”. Peraltro, chi invia la comunicazione ha sempre la possibilità di ricondurre la richiesta a uno dei molteplici “oggetto” del cassetto. Utilizzo efficace delle comunicazioni a mezzo cassetto previdenziale L’utilizzo del cassetto bidirezionale è una sorta di “sportello telematico” che, se ben utilizzato, può ridurre al minimo indispensabile la necessità dell’accesso fisico alle strutture dell’INPS. Diverse sedi dell’Istituto hanno anche stipulato convenzioni con gli Ordini professionali proprio per incentivare l’utilizzo del cassetto in sostituzione dell’accesso diretto, impegnandosi a rispondere entro tempi certi alle richieste pervenute dalle aziende tramite cassetto. Per facilitare la lavorazione da parte dell’INPS, è importante indicare sempre (nel testo della comunicazione) la matricola aziendale o il codice fiscale del soggetto interessato; la specificazione nel dettaglio del motivo della comunicazione (ad es.: “contestazione avviso bonario relativo al mese di…”; “contestazione nota di rettifica del mese di…”; “richiesta sgravio avviso di addebito n…”, e così via). L’utilizzo del cassetto è visto dall’INPS come strumento veloce di colloquio e per l’invio delle comunicazioni, pertanto, nell’inviare all’INPS richieste operativamente complesse o normativamente rilevanti, occorre avere l’accortezza di non inserire la richiesta all’interno della casella di testo del cassetto ma come allegato. La gestione del cassetto, benché fatta da personale del settore cui si riferisce la richiesta, non garantisce che chi risponde abbia la necessaria competenza specialistica, per cui potrebbe chiudere il cassetto con una formula interlocutoria. Inserendo, invece, il quesito in un allegato al cassetto, si consente all’operatore che gestisce il cassetto di inoltrare la richiesta a un responsabile oppure a uno specialista della materia. Avvenuta la definizione da parte degli uffici dell’INPS, l’esito potrà essere “OK”, ovvero, significa che la richiesta ha avuto un esito positivo, oppure “KO”, se l’esito è negativo. L’esito viene comunicato all’azienda e al consulente e la risposta resta sempre disponibile nello storico delle richieste. La risposta negativa (KO) al cassetto non ha natura di provvedimento da parte dell’INPS, ma ha solo l’effetto di chiusura della comunicazione telematica. Se non si concorda con la chiusura negativa della comunicazione, occorre inviare una risposta dettagliata alla comunicazione dell’esito da parte dell’INPS, ovvero prenotare un appuntamento se la questione da discutere è complessa. Strumenti di aiuto presenti nel cassetto Nel cassetto previdenziale sono anche presenti alcuni strumenti di aiuto per le aziende. In particolare, è presente il tool di calcolo delle aliquote, il quale, benché non sia di facile utilizzo, in quanto presuppone conoscenze approfondite delle regole di compilazione del flusso UniEmens per inserire correttamente i dati da inserire nel tool, può agevolare l’analisi del dettaglio delle aliquote contributive utilizzate dall’INPS per la specifica azienda e i motivi per i quali l’Istituto ha emesso note di rettifica a debito per differenza di aliquota contributiva.

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