Comunicazione dei titolari effettivi al Registro delle imprese: come funziona

L'11 dicembre 2023 rappresenta una data cruciale nel contesto normativo relativo all'antiriciclaggio. A seguito della pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del 9 ottobre 2023 del D.M. 29 settembre 2023 del Ministero delle Imprese e del Made in Italy, intitolato “Attestazione dell'operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva”, è diventato operativo il nuovo obbligo di comunicazione dei titolari effettivi al Registro delle imprese istituito presso le Camere di commercio. Il Registro dei titolari effettivi è stato istituito con decreto MEF dell’11 marzo 2022, n. 55, in vigore dal 9 giugno 2022. La prima sezione è dedicata all’iscrizione della titolarità effettiva delle imprese e delle persone giuridiche private; la seconda, c.d. speciale, è destinata all’iscrizione dei trust e degli istituti giuridici affini. Dalla data di pubblicazione in G.U., avvenuta il 9 ottobre scorso, decorre il termine perentorio di 60 giorni per effettuare la comunicazione e, di conseguenza, l’adempimento andrà completato entro l’11 dicembre 2023. Per i soggetti costituiti successivamente alla data di entrata in vigore del decreto (dal 9 ottobre in poi) si dovrà provvedere alla comunicazione entro 30 giorni dall’iscrizione nei rispettivi registri (nel caso di imprese e persone giuridiche private), o dalla data di costituzione (nel caso di trust e di mandati fiduciari). Il quadro normativo che regola le attività antiriciclaggio è in continua evoluzione e il titolare effettivo svolge un ruolo chiave in questo contesto. La sua definizione e le responsabilità ad esso attribuite sono state ridefinite nel tempo per incrementare l’efficacia nel contrastare le attività illecite, prevenendo al contempo la possibilità di nascondere l'identità del soggetto coinvolto attraverso l'uso di strutture societarie poco trasparenti. Chi è il titolare effettivo? Il concetto di titolare effettivo è stato introdotto tra gli elementi fondamentali da verificare nello svolgimento dell’adeguata verifica per identificare la persona fisica che, in ultima analisi, possiede o controlla un'entità giuridica. In molte giurisdizioni, è richiesto che le imprese, in particolare le società, identifichino e registrino il loro titolare effettivo. Questo passo è fondamentale per garantire la trasparenza nelle attività commerciali e per prevenire l'uso di strutture societarie complesse per scopi illeciti. La nozione di titolare effettivo è contenuta nell’art. 1, comma 2, lettera pp), D.Lgs. n. 231/2007, che lo individua nella o nelle persone fisiche, diverse dal cliente, nell’interesse del quale o delle quali viene instaurato il rapporto continuativo o resa la prestazione professionale. Per i clienti diversi dalle persone fisiche, il titolare effettivo è così individuato dall’art. 20, comma 1, dal richiamato decreto: “Il titolare effettivo di clienti diversi dalle persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente ovvero il relativo controllo”. I commi successivi dell’art. 20 forniscono i criteri da seguire per compiere questa individuazione. Lo stesso decreto (art. 21, commi 1 e 3) obbliga: - le imprese dotate di personalità giuridica tenute all’iscrizione nel Registro delle imprese; - le persone giuridiche private tenute all’iscrizione nel registro di cui al D.P.R. n. 361/2000; - i trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e gli istituti giuridici affini ai trust stabiliti o residenti in Italia, a comunicare la propria titolarità effettiva all’ufficio del Registro delle imprese affinché l’informazione sia iscritta in apposite sezioni del registro. I soggetti interessati sono: - le imprese dotate di personalità giuridica quindi, ad esempio, tutte le S.r.l. (ordinarie, semplificate, start-up innovative etc.), le S.p.a., le società in accomandita per azioni, le società cooperative e di mutuo soccorso, nonché le varie tipologie di società consortili; - le persone giuridiche private, come le fondazioni e le associazioni riconosciute; - i trust e gli istituti giuridici affini ai trust. L’obbligo di comunicare la titolarità effettiva non riguarda i seguenti soggetti: - società di persone; - imprese individuali; - associazioni non riconosciute. Gli obblighi del titolare effettivo Il titolare effettivo è tenuto a fornire informazioni accurate e aggiornate sulla propria identità e sulla propria posizione all'interno dell'entità giuridica. Inoltre, deve comunicare eventuali cambiamenti in modo tempestivo alle autorità competenti. Questo costante flusso di informazioni è fondamentale per consentire un monitoraggio efficace e garantire che le norme antiriciclaggio siano rispettate. Cosa fare entro l'11 dicembre L'11 dicembre rappresenta la scadenza entro cui molte entità devono conformarsi alle disposizioni normative relative al titolare effettivo. Le imprese devono assicurarsi di aver identificato correttamente il loro titolare effettivo e di aver fornito tutte le informazioni richieste alle autorità competenti. Questo termine non è da considerarsi meramente burocratico; al contrario, ha implicazioni significative per coloro che trascurano i loro obblighi. La comunicazione del titolare effettivo La comunicazione del titolare effettivo rivolta all’ufficio del Registro delle imprese della Camera di Commercio territorialmente competente è effettuata con invio telematico mediante il modello della Comunicazione Unica e lo specifico modulo digitale TE. Con la pubblicazione del manuale operativo per l’invio telematico delle comunicazioni del titolare effettivo, Unioncamere è corsa in aiuto dei soggetti obbligati fornendo le istruzioni definitive per l’adempimento in scadenza l’11 dicembre. La comunicazione della titolarità effettiva non potrà essere inviata contestualmente ad altre istanze o denunce da presentare all’ufficio del Registro delle imprese (unica eccezione, ai sensi dell’art. 3, comma 3, del decreto, è rappresentata dalla comunicazione periodica annuale di “conferma”: le imprese dotate di personalità giuridica possono infatti inviarla all’ufficio del Registro delle imprese contestualmente al deposito del bilancio d’esercizio). Soggetti obbligati a sottoscrivere la comunicazione La comunicazione della titolarità effettiva deve essere sottoscritta digitalmente: a) dal legale rappresentante o da uno degli amministratori, o dei liquidatori, o dal commissario liquidatore, o dal commissario giudiziario, in caso di società (oppure da un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori/liquidatori); b) dal fondatore o da una delle persone dotate di poteri di rappresentanza e amministrazione, o dal liquidatore in caso di persona giuridica privata; c) dal fiduciario, in caso di trust o di istituti giuridici affini. L’adempimento si sostanzia nella compilazione e sottoscrizione dell’apposito modulo digitale TE (approvato con D.M. 12 aprile 2023), con successivo invio al Registro delle imprese mediante Comunicazione unica. Non sono ammesse deleghe o incarichi a terzi per la sottoscrizione digitale del modello: solo i soggetti sopra indicati possono sottoscrivere digitalmente la comunicazione e così autocertificare la titolarità effettiva. Gli strumenti per inviare la pratica Per compilare e comunicare la pratica del titolare effettivo è necessario essere in possesso dei seguenti strumenti: - un account Telemaco; - la firma digitale; - un software di compilazione ed invio delle pratiche; - un indirizzo PEC. Per comunicare i dati del titolare effettivo è possibile utilizzare il nuovo applicativo DIRE, oppure le altre soluzioni di mercato. Le conseguenze della mancata comunicazione Il mancato adempimento degli obblighi di comunicazione sulla titolarità effettiva comporterà l’applicazione della sanzione pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c., che va da 103 a 1.032 euro (ridotta a 1/3 se il ritardo è inferiore o uguale a 30 giorni), accertata e contestata dalla Camera di commercio competente. L’omessa comunicazione della titolarità effettiva è sanzionata come da seguente prospetto: Società, persone giuridiche private, trust e istituti affini Importo sanzione Pagamento in misura ridotta (se entro 60 giorni dalla notifica) Denunce e comunicazioni presentate entro i 30 giorni successivi alla scadenza minimo 34,33 euro massimo 344 euro 68,66 euro Denunce e comunicazioni presentate oltre 30 giorni successivi alla scadenza minimo 103 euro massimo 1.032 euro 206 euro Variazioni successive della titolarità effettiva Il decreto stabilisce (art. 3, comma 3) che le informazioni sulla titolarità effettiva devono essere costantemente aggiornate. Dispone infatti che “i soggetti di cui ai commi 1 e 2” cioè, le imprese dotate di personalità giuridica, le persone giuridiche private, i trust e gli istituti giuridici affini, “comunicano eventuali variazioni dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva entro trenta giorni dal compimento dell'atto che dà luogo a variazione”. Ogni variazione delle notizie già iscritte sulla titolarità effettiva dovrà essere comunicata e iscritta. Il registro dei titolari effettivi tiene traccia delle variazioni intervenute e le certifica entro il limite temporale di dieci anni (art. 11, comma 2, del decreto). Conservazione Unioncamere, nel manuale operativo, ricorda che la documentazione relativa all’individuazione del titolare effettivo deve essere “custodita con cura” dagli amministratori e fornita agli uffici del Registro delle imprese se richiesta. Giova inoltre ricordare che l’art. 22, comma 2 del decreto antiriciclaggio prevede che “per le finalità di cui al presente decreto, le imprese dotate di personalità giuridica e le persone giuridiche private ottengono e conservano, per un periodo non inferiore a cinque anni, informazioni adeguate, accurate e aggiornate sulla propria titolarità effettiva e le forniscono ai soggetti obbligati, in occasione degli adempimenti strumentali all’adeguata verifica della clientela. La scadenza dell'11 dicembre: cosa significa L'11 dicembre rappresenta una pietra miliare nel panorama antiriciclaggio, con l'attenzione focalizzata sul ruolo cruciale del titolare effettivo. Le imprese devono agire prontamente per garantire la conformità ed evitare possibili conseguenze negative. La trasparenza e la cooperazione con le autorità sono essenziali per costruire un ambiente aziendale responsabile e resiliente contro le minacce del riciclaggio di denaro e delle attività illecite. In un contesto globale sempre più interconnesso, la conformità normativa è diventata una componente essenziale della governance aziendale, e il titolare effettivo gioca un ruolo centrale in questo panorama in continua evoluzione.

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