Nuovo Patent box: come ottenere la penalty protection

Conclusa la fase di pubblica consultazione sulla bozza di circolare,l’Agenzia delle Entrate - con la pubblicazione della circolare n. 5 del 24 febbraio 2023 - ha fornito i chiarimenti definitivi sulle modalità operative che interessano il nuovo regime agevolativo Patent box, tenendo conto pure di tutte le più incisive osservazioni, proposte di modifica e integrazioni, come trasmesse da parte degli operatori interessati. Tra i punti di maggiore interesse trattati dalla circolare c’è da evidenziare la possibilità di accedere al Nuovo Patent box avvalendosi di una specifica esimente sanzionatoria (Penalty Protection) che opera contestualmente alla predisposizione della Documentazione Idonea, la cui struttura ed i relativi contenuti sono stati disciplinati in via attuativa già con provvedimento n. 48243 del 15 febbraio 2022. Cos’è la Penalty Protection La Penalty Protection si sostanzia in un regime premiale di esonero dalle sanzioni amministrative per dichiarazioni infedeli - connesse a eventuali rettifiche effettuate dall’Amministrazione Finanziaria nel corso della propria attività accertatrice finalizzate al recupero, in tutto o in parte, della maggiorazione al 110% dedotta. La Penalty Protection si attiva in tutti i casi in cui il contribuente sia in possesso di una documentazione standardizzata che consenta il riscontro della sussistenza dei requisiti e delle condizioni richiesti per la determinazione, quantificazione e relativa fruizione del beneficio agevolativo Patent Box in parola. La finalità del regime premiale è quella di consentire: - all’Amministrazione Finanziaria di disporre, in sede di controllo, del set documentale necessario a riscontrare la giusta determinazione del beneficio agevolativo; - ai contribuenti di avere contezza di tutti gli elementi conoscitivi indispensabili alla fruizione del beneficio in punto di applicazione della disciplina di riferimento. Va detto che, alla luce dei chiarimenti forniti dalla circolare, la predisposizione della Documentazione Idonea si configura come mera facoltà del contribuente, alla quale si riconduce la possibilità per lo stesso di fruire dell’esimente sanzionatoria, nei casi e alle condizioni normativamente previste. Difatti, la mancata predisposizione della stessa non comporta la preclusione all’accesso al nuovo regime agevolativo (come, peraltro, sembrava già intendersi dalla lettura del provvedimento direttoriale del 15 febbraio 2022), ma in caso di rettifiche dalle quali derivino una maggiore imposta o un minor credito non potrà trovare accoglimento la possibilità di disapplicare le sanzioni le relative sanzioni per infedele dichiarazione. In altri termini, qualora il contribuente non predisponga la documentazione sarà in ogni caso garantito l’accesso al beneficio Patent Box; mentre rimarrà ferma l’applicazione delle sanzioni in caso di eventuale recupero. L’esimente sanzionatoria prevista dalla predisposizione della Documentazione Idonea rimane legata al rispetto di specifiche condizioni oltre che da un vero e proprio “giudizio positivo di idoneità” che l’Amministrazione sarà chiamata a fornire in ordine dell’attività di controllo svolta sui costi sostenuti ai fini della quantificazione del beneficio. Con riferimento a tale ultimo aspetto, mette conto rilevare che la Penalty Protection non si presenta - dunque - come un regime “automatico”. Difatti, la presentazione, nel corso di attività di controllo, della documentazione non vincola gli organi di controllo alla disapplicazione delle sanzioni quando gli elementi presenti in tale documentazione, pur se coerenti con le singole previsioni del provvedimento, non forniscano, nel complesso, un’informazione chiara, completa e conforme alle disposizioni contenute nel provvedimento medesimo. Di contro, l’esimente sanzionatoria esprimerà tutta la sua efficacia a condizione che: - il set documentale sia redatto con riferimento a ciascun periodo d’imposta per il quale il soggetto beneficiario abbia optato per la fruizione della maggiorazione, producendo effetti esclusivamente per il periodo di imposta cui riferisce, da conservarsi; - venga apposta la firma elettronica con marca temporale sulla documentazione, da parte del rappresentante legale o di un suo delegato, entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi (sei mesi esclusivamente per il periodo di imposta 2021, di prima applicazione del regime); - venga comunicato il possesso del set documentale all’interno della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta per il quale si fruisce dell’agevolazione; - la consegna della documentazione all’Amministrazione finanziaria venga effettuata entro e non oltre 20 giorni dalla relativa richiesta. La Documentazione “Idonea” Sotto angolazione prettamente operativa la Documentazione Idonea si sostanzia in un set documentale articolato in due sezioni - A e B - all’interno delle quali il contribuente è chiamato ad indicare tutte le informazioni necessarie a individuare, oltre alle attività rilevanti, tutti i costi che hanno concorso alla creazione, sviluppo, ovvero mantenimento di uno specifico bene immateriale agevolabile. Sezione A Le informazioni da inserire in tale Sezione mirano a delineare e descrivere il contesto operativo e funzionale dell’impresa, con particolare riguardo alla tipologia e alle modalità di svolgimento delle attività rilevanti. Più in particolare, il set informativo che qui ci occupa è finalizzato a ricostruire il contesto organizzativo, funzionale e di rischio del contribuente oltre ai presupposti e la sussistenza dei requisiti oggettivi del meccanismo agevolativo. In altri termini, le informazioni da riportare all’interno della Sezione A sono a volte a dimostrare, con il supporto di documentazione oggettivamente riscontrabile, la qualifica di investitore del contribuente, lo svolgimento di attività rilevanti in relazione alle quali ricorre l’assunzione del rischio e la specifica riferibilità e riconducibilità delle attività rilevanti ai beni immateriali oggetto di agevolazione - cfr. romanini da i) a vi) del punto 7.3 del provvedimento 15 febbraio 2022. Sezione B La Sezione B della Documentazione Idonea raccoglie tutte quelle informazioni necessarie alla rilevazione delle componenti di calcolo dell’agevolazione che permettano di ricostruire il processo di quantificazione del beneficio. Tale processo può essere rappresentato per il tramite della predisposizione di schede intestate ai beni immateriali dalle quali si evinca un collegamento diretto tra le spese agevolabili - sia di natura diretta che promiscua - e il bene immateriale. Dette “schede” possono essere rappresentate da qualsiasi tipo di documento dal quale si possa desumere la riconducibilità di un costo al bene immateriale oggetto di agevolazione, sia esso una estrapolazione dalla contabilità analitica; un prospetto contabile; fogli presenza; dichiarazioni ufficiali di responsabili d’azienda o qualsiasi altro documento probatorio. In ogni caso, il contribuente è tenuto a conservare, con riferimento ai costi sulla base del quale è stata calcolata la variazione in diminuzione, tutta la documentazione contabile ed extracontabile utile a dimostrare l’effettività, l’inerenza e la congruità degli stessi. Quale ulteriore semplificazione, la circolare si sofferma sulla predisposizione dei richiamati fogli presenza nominativi atti a giustificare i costi sostenuti nell’ambito del meccanismo premiale di recapture. In linea con quanto già - peraltro - previsto dalla disciplina di cui al credito di imposta per Ricerca e Sviluppo, è data la possibilità di sostituire tale adempimento con un documento riepilogativo di cadenza mensile riportante le ore impiegate dal personale nelle attività rilevanti, firmato anche solo dal rappresentante legale ovvero dal responsabile dell’attività di ricerca. La Documentazione Idonea quale esimente sanzionatoria e il giudizio di idoneità Il “giudizio critico” riportato all’interno del provvedimento del 15 febbraio 2022 (punti 11 e seguenti) quale criterio guida al fine della valutazione sull’applicazione o meno delle sanzioni, viene oggi definitivamente trasposto nel nuovo concetto di “giudizio di idoneità” della documentazione prodotta, sulla quale l’Agenzia delle Entrate sarà chiamata ad esprimersi al fine di riscontrare l’esistenza e la riferibilità dei costi ai singoli beni immateriali agevolabili. Vengono previste - di fatto - alcune ipotesi di inefficacia della documentazione a cui legare la mancata applicazione della Penalty Protection, che si sostanziano, nella specie in: (i) inefficacia formale, riconducibile alla mancata apposizione della firma elettronica con marca temporale atta a conferire data certa ai documenti posti alla base della determinazione del beneficio; (ii) inefficacia sostanziale, che presuppone un’attività di riscontro e un conseguente giudizio formulato dagli organi di controllo. Con esclusivo riguardo alle ipotesi di cui al punto sub. (ii), va detto che la presentazione, nel corso di attività di controllo, della documentazione non vincola l’Amministrazione Finanziaria alla disapplicazione delle sanzioni per infedele dichiarazione, laddove gli elementi rappresentati all’interno del set documentale - pur coerenti con le singole previsioni del provvedimento - non forniscano, nel complesso, un’informazione chiara, completa e conforme alle disposizioni contenute nel provvedimento medesimo. Di contro, eventuali ipotesi di omissioni o inesattezze parziali non suscettibili di compromettere l’analisi degli organi di controllo nel suo complesso, non costituiscono causa ostativa alla disapplicazione delle predette sanzioni. A conferma della strettissima connessione che lega il credito di imposta per Ricerca e Sviluppo con il regime di deduzione maggiorata dei costi Nuovo Patent Box, valga segnalare la previsione di particolare rilievo - introdotta dalla circolare definitiva rispetto alla bozza chiusa in consultazione - che consente alle imprese che si siano dotate, ai fini della fruizione del credito di imposta Ricerca e Sviluppo, della certificazione dei costi di cui all’art. 23 del D.L. n. 73 del 2022 di esibire detto documento (pur non considerando la certificazione quale documento sostitutivo delle informazioni da indicare nella Documentazione Idonea) in sede dell’attività di controllo da parte dell’Amministrazione finanziaria, che dovrà tenerne conto ai fini del giudizio di idoneità. In ogni caso, qualora la documentazione venga consegnata in sede di accesso, ispezione o verifica, gli organi di controllo dovranno valutare sulla bontà della documentazione prodotta e - in caso di giudizio di idoneità negativo - motivare le ragioni dei rilievi da trasmettere al contribuente. Tale giudizio non ha valore “definitivo”. Difatti, in caso di mancata condivisione dei rilievi negativi elevati, il contribuente potrà attivare - per il tramite di apposita istanza - ulteriori controlli che dovranno essere effettuati da parte della competente Direzione Regionale al fine di dichiarare l’idoneità o meno della documentazione predisposta. Alla luce di tutto quanto sopra, pur nel rispetto di tutti gli adempimenti previsti dalla normativa de qua legati alla sussistenza della documentazione, sembrerebbe che la Penalty Protection sarebbe effettivamente garantita solo a fronte di un giudizio di idoneità “positivo”, posto - in ogni caso - a carico dell’Amministrazione finanziaria in sede delle proprie attività istruttorie. Una tale conclusione non parrebbe in linea con la volontà di semplificazione di una disciplina la cui ratio intende avvantaggiare le imprese che sostengono costi al fine di creare, sviluppare e mantenere specifici intangible. Difatti, se da un lato non può che essere salutata con favore la possibilità di “estendere” l’istituto della certificazione dei costi per Ricerca e Sviluppo anche alle spese sostenute ed eleggibili al regime del Nuovo Patent Box così da garantire elementi di continuità e certezza applicativa tra le due discipline agevolative che - per certi aspetti normativi - sembrerebbero “sovrapporsi”, di contro legare la Penalty Protection a un mero giudizio “di parte” potrebbe - in via contraddittoria con le previsioni di semplificazione - prestare il fianco - in via potenziale - ad inutili e gravosi contenziosi attivabili dal contribuente ogni qual volta venga disconosciuto un costo considerato “valido” in ragione degli strumenti di tutela messi in campo dal legislatore.

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